Was tun, wenn der Kunde die E-Rechnung ablehnt?

Bitten Sie den Kunden um die konkrete Fehlermeldung, nicht nur um einen allgemeinen Hinweis auf Ungültigkeit. Nützlich sind Regelnummern, Validator-Ausgaben, Screenshots oder Angaben zum erwarteten Format. Ohne diese Informationen wird die Fehlersuche schnell zum Ratespiel.

Speichern Sie keine Rechnungsinhalte in unnötigen Tickets, Chatverläufen oder Marketing-Tools. Für die technische Klärung reicht meistens ein Validierungsbericht mit Regelnummern und betroffenen Feldern.

Validieren Sie die ursprünglich gesendete Datei, nicht eine nachträglich geänderte Kopie. Nur so sehen Sie, ob die Datei wirklich dem erwarteten Profil entspricht und welche Regel beim Kunden wahrscheinlich gescheitert ist.

E-Rechnung Check trennt technische XML-Probleme, Schemafehler und Business Rules. Dadurch wird klarer, ob die Buchhaltungssoftware falsch exportiert, ein Pflichtfeld fehlt oder nur das falsche Format an den Kunden ging.

Senden Sie dem Kunden keine lange technische Rohdatei, wenn eine klare Zusammenfassung reicht. Besser ist ein kurzer Bericht: verwendetes Format, Validierungsergebnis, gefundene Fehler und die geplante Korrektur.

Wenn Sie Lieferant sind, hilft der Bericht auch intern: Sie können ihn an Softwareanbieter, Steuerberatung oder Buchhaltung weitergeben, ohne jedes XML-Feld manuell erklären zu müssen.