Recht und Fristen
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was 2025, 2027 und 2028 wichtig ist
Die E-Rechnungspflicht betrifft Empfang, Ausstellung, Formate und interne Prozesse. Entscheidend ist, echte strukturierte Rechnungen von normalen PDFs zu unterscheiden und die Umstellung nicht erst am letzten Stichtag zu testen.
Zuletzt fachlich geprüft: 14. Mai 2026
Kurz gesagt
Unternehmen sollten seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln, die praktische Vorbereitung sollte aber deutlich früher beginnen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach irgendein PDF. Sie muss strukturierte Rechnungsdaten enthalten, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD/Factur-X mit passendem XML-Profil.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Praktische Bedeutung | Was Unternehmen vorbereiten sollten |
|---|---|---|
| 2025 | Empfang strukturierter E-Rechnungen wird praktisch relevant | Posteingang, Validierung und lesbare Ansicht organisieren |
| 2026/2027 | Übergangszeit für bestimmte Ausgangsrechnungen | ERP-Export, Stammdaten und Testfälle prüfen |
| 2028 | Breitere Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen | Regelprozess statt Einzelfalllösung etablieren |
Was zählt als E-Rechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Rechnung. ZUGFeRD und Factur-X sind Hybrid-PDFs mit eingebetteter XML. Ein normales PDF ohne strukturierte Daten ist keine strukturierte E-Rechnung.
Für die Praxis heißt das: Datei empfangen, Format erkennen, strukturierten Inhalt validieren und eine verständliche Ansicht für Buchhaltung oder Freigabe erzeugen.
Praktische Vorbereitung für KMU
KMU sollten Zuständigkeiten, Empfangsadresse, Validierung, Fehlerprozess und Lieferantenkommunikation früh festlegen.
Rechtliche Detailfragen, steuerliche Einordnung und GoBD-Aufbewahrung gehören in die Abstimmung mit Steuerberatung oder Fachberatung.
Praktische Checkliste
- Zentralen Empfang für XML- und Hybrid-PDF-Rechnungen festlegen
- XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und normale PDFs unterscheiden
- Eingehende Dateien validieren und lesbar machen
- Eigene Ausgangsrechnungen mit echten Testfällen prüfen
- Fehlerprozess und Lieferantenkommunikation definieren
- Steuerliche und rechtliche Detailfragen fachlich klären
Wichtig
Diese Seite ist eine praktische Orientierung. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder GoBD-Beratung.