E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was 2025, 2027 und 2028 wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gibt es Übergangsregelungen. Besonders wichtig sind die Stufen 2027 und 2028.

Praktisch heißt das: Unternehmen sollten nicht nur wissen, welche Frist gilt. Sie müssen auch prüfen können, ob eingehende oder selbst erzeugte Dateien wirklich strukturierte E-Rechnungen sind und ob Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X technisch verwendbar sind.

Die Einführung ist bewusst gestaffelt. Die genaue Anwendung hängt vom Einzelfall ab, insbesondere vom betroffenen Umsatz, vom Rechnungsaussteller, vom Empfänger und von Übergangsregeln.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind besonders XRechnung und ZUGFeRD relevant.

Das BMF nennt XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich als in Deutschland übliche Formate, mit Ausnahmen für bestimmte Profile wie MINIMUM und BASIC-WL. Für die Praxis bedeutet das: Dateiname oder PDF-Ansicht reichen nicht. Profil und strukturierte Daten müssen passen.

Viele Unternehmen verstehen die Empfangspflicht zunächst technisch: Kann jemand eine XML-Datei per E-Mail erhalten? Das ist nur der erste Schritt. Die Datei muss auch erkannt, sicher verarbeitet, validiert, lesbar gemacht und intern zugeordnet werden können.

Für die Buchhaltung ist entscheidend, dass XRechnung-XML nicht als „kaputte Datei“ behandelt wird. Eine reine XML-Rechnung ist oft genau das erwartete Format. Sie braucht aber eine lesbare Ansicht und eine verständliche Fehlerausgabe, wenn etwas nicht stimmt.

Wer erst kurz vor der eigenen Ausstellungspflicht testet, entdeckt Fehler zu spät. Typische Probleme liegen in Stammdaten, Steuerkategorien, Käuferreferenzen, Rundungen, Zahlungsangaben oder dem falschen Exportprofil.

Sinnvoll ist deshalb ein Vorlauf mit echten Beispielen: einfache Rechnung, Rechnung mit mehreren Positionen, Rabatten, verschiedenen Steuersätzen, Gutschrift oder Korrektur. Jede Variante sollte validiert werden, bevor sie beim Kunden landet.

XRechnung ist in der Praxis meist eine reine XML-Rechnung. ZUGFeRD und Factur-X sind hybride Formate: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Rechnung. Beide Ansätze können sinnvoll sein, aber sie lösen unterschiedliche Probleme.

Für die Pflicht ist wichtig, dass die strukturierte Rechnungsschicht stimmt. Bei ZUGFeRD kann die PDF-Ansicht korrekt aussehen, während die eingebettete XML-Datei fehlerhaft ist oder ein ungeeignetes Profil verwendet. Deshalb sollte nicht nur das PDF geprüft werden.

Kleine und mittlere Unternehmen sollten die Umstellung als Prozessfrage behandeln, nicht nur als Softwarefunktion. Wer empfängt Rechnungen? Wer prüft Fehler? Wer entscheidet, ob eine Datei zurückgewiesen, korrigiert oder gebucht wird?

Ein guter Start ist ein Testset mit echten, aber datenschutzbewusst behandelten Beispielen: Eingangsrechnungen von Lieferanten, eigene Ausgangsrechnungen aus der Buchhaltungssoftware und typische Sonderfälle. Daraus sieht man schnell, wo der Prozess wirklich hakt.

Diese Übersicht erklärt technische und organisatorische Zusammenhänge. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder GoBD-Beratung. Für verbindliche Einordnung sind die offiziellen Informationen, das BMF-Schreiben, die BMF-FAQ und die eigene steuerliche Beratung maßgeblich.

E-Rechnung Check hilft beim praktischen Teil: Datei prüfen, Format und Profil erkennen, Validierungsfehler verstehen und einen lesbaren Bericht erzeugen.