Validierung und Fehler
Pflichtfelder in XRechnung: Was wirklich ausgefüllt sein muss
Viele XRechnung-Fehler entstehen nicht durch XML-Technik, sondern durch fehlende oder falsch gemappte Pflichtfelder aus ERP, Buchhaltung oder Stammdaten.
Zuletzt fachlich geprüft: 14. Mai 2026
Kurz gesagt
Pflichtfelder in XRechnung sind die Daten, die für eine gültige strukturierte Rechnung notwendig sind. Dazu gehören Parteien, Rechnungsdaten, Steuerlogik, Summen, Positionen und je nach Fall Käuferreferenz oder Zahlungsdaten.
Ein Feld kann technisch vorhanden sein und trotzdem fachlich falsch sein. Deshalb reicht es nicht, XML-Elemente zu erzeugen; die Inhalte müssen zur Rechnung und zum Empfänger passen.
Pflichtfeld heißt nicht immer dasselbe
Einige Felder sind immer erforderlich, andere hängen vom Geschäftsvorfall, vom Steuerfall, vom Empfänger oder vom gewählten Profil ab.
Validierung hilft, diese Fälle voneinander zu trennen und Pflichtfeldfehler nicht pauschal als Softwarefehler zu behandeln.
Die wichtigsten Pflichtfelder im Überblick
| Bereich | Beispiele | Typische Fehler |
|---|---|---|
| Kopf | Rechnungsnummer, Datum, Währung | Falsches Format oder fehlender Wert |
| Parteien | Verkäufer, Käufer, Adressen, Steuer-IDs | Unvollständige Stammdaten |
| Referenzen | BT-10, Leitweg-ID, Bestellung | Nur Freitext statt strukturiertem Feld |
| Steuer | Steuerkategorie, Satz, Steuerbetrag | Falsches Mapping oder inkonsistente Gruppen |
| Summen | Netto, Steuer, Brutto, Rundung | Positionssummen passen nicht zur Gesamtsumme |
| Zahlung | IBAN, Zahlungsbedingungen, Fälligkeit | Fehlende oder widersprüchliche Angaben |
Käuferreferenz und Leitweg-ID
BT-10 ist in vielen XRechnung-Workflows besonders wichtig. Bei öffentlichen Auftraggebern kann dort die Leitweg-ID erwartet werden.
Fehlt diese Referenz oder steht sie nur in einem Freitext, kann die Rechnung trotz plausibler sichtbarer Daten abgelehnt werden.
Parteien, Steuerangaben, Zahlungsdaten und Summen
Pflichtfeldfehler entstehen oft in Stammdaten, Steuercode-Mapping oder Rundungslogik. Die Korrektur sollte deshalb im Quellsystem erfolgen.
Ein guter Prüfbericht nennt die betroffene Ebene, die Regelnummer und den praktischen Korrekturhinweis.
Praktische Checkliste
- Pflichtfelder nicht nur im XML, sondern im Quellsystem prüfen
- Käuferreferenz, Leitweg-ID und Bestellbezug strukturiert pflegen
- Parteien und Steuerdaten aus Stammdaten kontrollieren
- Zahlungsdaten, Positionen und Summenlogik validieren
- Fehlerbericht mit Regelnummer an ERP oder Buchhaltung weitergeben
- Korrigierte Datei erneut validieren
Praktischer Merksatz
Pflichtfelder sind kein reines XML-Thema. Sie entstehen aus echten Rechnungs-, Kunden-, Steuer- und Zahlungsdaten.