ZUGFeRD-Profile erklärt: MINIMUM, BASIC, EN 16931 und EXTENDED

Das ZUGFeRD-Profil entscheidet, wie vollständig die eingebettete XML-Rechnung ist. Für automatisierte E-Rechnungsprozesse ist in der Praxis meist das Profil EN 16931 relevant. MINIMUM und BASIC WL sind nur Buchungshilfen und reichen für viele Compliance- und Empfängerprozesse nicht aus.

Ein ZUGFeRD-PDF kann also optisch korrekt aussehen und trotzdem ein ungeeignetes Profil verwenden. Deshalb sollte immer die eingebettete XML-Datei inklusive Profil, Version und Validierungsregeln geprüft werden.

FeRD beschreibt fünf ZUGFeRD-Profile mit unterschiedlichem Umfang sowie das Referenzprofil XRECHNUNG. Je höher das Profil, desto mehr strukturierte Rechnungsdaten stehen für automatische Verarbeitung zur Verfügung.

MINIMUM enthält nur einen sehr kleinen Ausschnitt strukturierter Rechnungsdaten. Es kann als Buchungshilfe dienen, bildet aber keine vollständige strukturierte Rechnung ab.

In der Praxis ist MINIMUM riskant, wenn der Empfänger eine E-Rechnung erwartet. Wichtige Positions-, Steuer- und Detaildaten fehlen oder sind nicht strukturiert genug für eine robuste automatische Verarbeitung.

BASIC WL steht für eine reduzierte Variante ohne strukturierte Rechnungspositionen. Auf Dokumentenebene können buchungsrelevante Informationen vorhanden sein, aber die Detailtiefe reicht nicht für vollständige Positionsprüfung.

Wenn ein Kunde Positionsdaten, Steuerlogik oder Bestellabgleich maschinell prüfen will, ist BASIC WL ungeeignet. Das Profil sollte deshalb nicht als Standard für B2B-E-Rechnungen verwendet werden.

BASIC ist umfangreicher als MINIMUM und BASIC WL. Es ist für einfache Rechnungen gedacht und stellt eine Untermenge der EN 16931 dar. Das kann in einfachen Prozessen funktionieren, ist aber nicht automatisch die richtige Wahl für jeden Empfänger.

Der häufige Fehler: Software stellt BASIC als bequemes Standardprofil ein, obwohl der Empfänger EN 16931 oder XRechnung erwartet. Dann sieht die PDF-Rechnung korrekt aus, aber die XML-Daten sind für den Zielprozess zu schwach.

Das Profil EN 16931, früher häufig COMFORT genannt, bildet das europäische semantische Kernmodell vollständig ab. Für Unternehmen, die ZUGFeRD produktiv im B2B-Umfeld nutzen wollen, ist dies meist die pragmatische Baseline.

Es enthält die strukturierten Daten, die Empfänger für Validierung, Buchung, Steuerprüfung, Positionsabgleich und automatische Verarbeitung typischerweise benötigen.

EXTENDED erweitert EN 16931 um zusätzliche Daten für komplexe Szenarien. Dazu können weitere Informationen auf Positions- oder Prozessebene gehören, etwa für Lieferketten, Logistik, strukturierte Zahlungsbedingungen oder branchenspezifische Anforderungen.

In ZUGFeRD 2.4 wurden insbesondere Unterpositionen im EXTENDED-Profil aktualisiert, damit sie umsatzsteuerlich sauberer genutzt werden können. Das ist relevant für Unternehmen mit verschachtelten Leistungen oder komplexen Leistungsbündeln.

Das Referenzprofil XRECHNUNG verbindet das hybride ZUGFeRD/Factur-X-Format mit Anforderungen aus dem deutschen XRechnung-Standard. FeRD verweist dabei für den XML-Teil auf die jeweils gültige XRechnung-Spezifikation der KoSIT.

Wichtig: Das Referenzprofil nutzt laut FeRD nur die CII-Syntax, während XRechnung als Standard auch UBL zulässt. Für Portale und Empfängeranforderungen sollte deshalb immer geprüft werden, ob ein hybrides ZUGFeRD-XRECHNUNG-Dokument akzeptiert wird oder eine reine XRechnung erwartet ist.

ZUGFeRD und Factur-X sind technisch abgestimmt. FeRD beschreibt ZUGFeRD 2.4 und Factur-X 1.08 als technisch identische Formate. ZUGFeRD 2.4 gilt seit dem 15. Januar 2026 und basiert auf UN/CEFACT CII D22B, bleibt aber abwärtskompatibel zu D16B.

Für die Validierung ist wichtig, dass jedes Profil eigene XSD- und Schematron-Artefakte hat. Ein Validator muss also nicht nur erkennen, dass eine PDF/A-3-Datei XML enthält, sondern auch Version, Profil und passende Regeln prüfen.

Viele Fehler entstehen nicht durch kaputte PDFs, sondern durch ein falsches oder zu schwaches Profil. Typische Fälle sind: BASIC statt EN 16931, fehlende Positionsdaten, fehlende Steuerdetails, falsche Profile-ID im XML oder eine eingebettete XML-Datei, die nicht zum sichtbaren PDF passt.

Deshalb sollte ein Prüfbericht immer das erkannte Profil ausweisen. Ohne diese Information ist schwer zu entscheiden, ob die Rechnung korrigiert, neu exportiert oder mit einem anderen Profil erzeugt werden muss.