Grundlagen
In 10 Minuten verstehen: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per E-Mail. Entscheidend sind strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet und geprüft werden können.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format. Dadurch können Systeme die Rechnung nicht nur anzeigen, sondern Beträge, Steuern, Referenzen und Pflichtangaben maschinell prüfen.
Was man wissen muss
- Ein normales PDF ist eine elektronische Datei, aber keine strukturierte E-Rechnung im engeren Sinn.
- XRechnung ist ein reines XML-Profil.
- ZUGFeRD/Factur-X verbindet PDF-Ansicht und eingebetteten XML-Datensatz.
- Validierung prüft, ob Struktur und Geschäftsregeln zusammenpassen.
Praktischer Einstieg
- Eingehende Datei lesbar anzeigen.
- XML oder eingebetteten XML-Datensatz validieren.
- Fehler vor Buchung oder Versand klären.
- Wiederkehrende Lieferanten- oder ERP-Fehler dokumentieren.
Praktische Checkliste
- PDF nicht mit E-Rechnung gleichsetzen
- Format erkennen
- XML validieren
- Lesbare Ansicht nutzen
- Fehler verständlich dokumentieren
Praktischer Merksatz
Eine E-Rechnung ist vor allem ein strukturierter Datensatz, nicht nur ein anderes Rechnungsbild.