Workflows für KMU
Eingangsrechnungen als XML: Ein einfacher Prozess für KMU
XML-Eingangsrechnungen brauchen keinen komplizierten Startprozess. Wichtig sind ein fester Eingangskanal, Validierung, Lesbarkeit und klare Zuständigkeiten.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Ein sinnvoller KMU-Prozess trennt vier Schritte: Eingang sichern, Datei prüfen, Inhalt fachlich freigeben und anschließend an Buchhaltung oder Steuerberatung weitergeben.
Einfacher Ablauf
- Rechnung in einem festen Postfach oder Portal sammeln.
- XML oder ZUGFeRD-Datei validieren und lesbar anzeigen.
- Lieferant, Betrag, Steuer, Referenzen und Zahlungsdaten prüfen.
- Freigabe dokumentieren und Beleg an den Buchhaltungsprozess übergeben.
Typische Fehler
- Nur das PDF betrachten und die XML ignorieren.
- Validierungsfehler erst beim Monatsabschluss entdecken.
- Unklare Zuständigkeit zwischen Einkauf, Fachbereich und Buchhaltung.
- Originaldatei und Prüfbericht getrennt oder gar nicht auffindbar ablegen.
Praktische Checkliste
- Eingangskanal festlegen
- Validierung vor Buchung durchführen
- Lesbare Ansicht nutzen
- Freigabe dokumentieren
- Weitergabeprozess definieren
Praktischer Merksatz
Der Prozess muss nicht groß sein, aber er muss wiederholbar sein.