Workflows für KMU
Wie man Lieferanten einen Fehlerbericht schickt
Ein guter Fehlerbericht nennt Datei, Fehlercode, betroffene Stelle, praktische Auswirkung und gewünschte Korrektur.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Senden Sie Lieferanten nicht nur eine Ablehnung, sondern einen nachvollziehbaren Bericht. Er sollte erklären, welcher Fehler die Verarbeitung verhindert und welche Korrektur erwartet wird.
Was hinein gehört
- Rechnungsnummer und Datum.
- Validierungsstatus und Schweregrad.
- Fehlercode oder Regelhinweis.
- Betroffenes Feld, Betrag oder Referenz.
- Klare Bitte um korrigierte E-Rechnung.
Ton und Inhalt
Bleiben Sie sachlich. Der Lieferant muss erkennen, ob es um einen formalen XML-Fehler, eine fehlende Pflichtangabe oder eine fachliche Abweichung geht. Screenshots allein reichen selten aus.
Praktische Checkliste
- Bericht als PDF oder Text anhängen
- Fehler in Alltagssprache zusammenfassen
- Keine sensiblen Daten unnötig weiterleiten
- Korrekturfrist nennen
- Neue Datei erneut validieren
Praktischer Merksatz
Ein Fehlerbericht ist nur nützlich, wenn der Lieferant daraus eine konkrete Änderung ableiten kann.