Workflows für KMU
E-Rechnung vor dem Versand prüfen
Vor dem Versand sollte nicht nur die Lesbarkeit, sondern auch die strukturierte XML, die Empfängerreferenz und die Summenlogik geprüft werden.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Prüfen Sie die E-Rechnung vor dem Versand gegen das Zielprofil und gegen die Anforderungen des Empfängers. Eine optisch richtige Rechnung kann als XML trotzdem fehlschlagen.
Prüfreihenfolge
- Dateiformat und Profil erkennen.
- Schema- und Schematronvalidierung durchführen.
- Pflichtfelder, Referenzen und Zahlungsdaten prüfen.
- Lesbare Ansicht mit Buchhaltungsdaten vergleichen.
- Korrigierte Datei erneut exportieren und validieren.
Besonders wichtig
Bei öffentlichen Auftraggebern, Portalen und großen Kunden entscheiden häufig Referenzen, Leitweg-ID, Bestellnummer oder projektspezifische Vorgaben über Annahme oder Ablehnung.
Praktische Checkliste
- Zielprofil klären
- Validierung durchführen
- Referenzen prüfen
- Summen und Steuergruppen nachrechnen
- Versanddatei ohne Archivierung kontrollieren
Praktischer Merksatz
Prüfen vor dem Versand ist günstiger als Korrektur nach Ablehnung.