Recht und Fristen
Wer muss eine E-Rechnung empfangen können?
E-Rechnungen empfangen zu können bedeutet mehr als eine E-Mail-Adresse. Unternehmen müssen strukturierte Daten öffnen, prüfen und intern weitergeben können.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Unternehmen im deutschen B2B-Umfeld müssen seit 2025 grundsätzlich darauf vorbereitet sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft insbesondere XML-basierte Rechnungen und hybride Formate wie ZUGFeRD/Factur-X.
Was Empfang praktisch bedeutet
- Die Datei muss angenommen und sicher abgelegt werden können.
- Die Buchhaltung braucht eine lesbare Ansicht oder einen Bericht.
- Die strukturierten Daten sollten validiert werden.
- Fehler müssen an Lieferanten verständlich zurückgespielt werden können.
Typische Missverständnisse
Eine normale PDF-Ansicht reicht nicht, wenn der strukturierte Teil fehlerhaft oder unvollständig ist. Ebenso reicht ein XML-Editor nicht, wenn niemand die Fehlermeldungen fachlich einordnen kann.
Vorbereitung
Beginnen Sie mit wenigen echten Testrechnungen. Prüfen Sie, ob sie geöffnet, validiert, intern freigegeben und bei Fehlern an Lieferanten zurückgemeldet werden können.
Praktische Checkliste
- Zentrale Empfangsadresse oder Prozess definieren
- XML- und ZUGFeRD-Dateien testweise öffnen
- Validierungsbericht für Buchhaltung bereitstellen
- Fehlerkommunikation mit Lieferanten festlegen
- Datenschutz und Aufbewahrung klären
Praktischer Merksatz
Empfangsfähigkeit heißt nicht nur Datei annehmen. Die Rechnung muss verstanden, geprüft und verarbeitet werden können.