Recht und Fristen
E-Rechnung und GoBD-Aufbewahrung: Was wichtig ist
Validierung ist nicht Archivierung. Nach der Prüfung muss klar sein, welche Rechnung wie unverändert, lesbar und nachvollziehbar aufbewahrt wird.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Einordnung
Eine E-Rechnung muss für steuerliche Zwecke nachvollziehbar aufbewahrt werden. Bei strukturierten Rechnungen ist besonders der strukturierte Teil relevant, weil er die maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten enthält.
Validierung ist kein Archiv
Ein Online-Validator zeigt, ob eine Datei technisch und fachlich prüfbar ist. Er ersetzt aber nicht das eigene Aufbewahrungssystem und keine interne Verfahrensdokumentation.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Originaldatei unverändert aufbewahren.
- Lesbarkeit und Auswertbarkeit sicherstellen.
- Prüfberichte getrennt von Originalrechnung einordnen.
- Zugriffe und Prozesse dokumentieren.
Praktischer Prozess
Nach dem Empfang sollte die Rechnung validiert, fachlich freigegeben und anschließend im vorgesehenen System archiviert werden. Temporäre Prüfdaten sollten nicht mit Archivdaten verwechselt werden.
Praktische Checkliste
- Original XML oder ZUGFeRD-Datei sichern
- Strukturierten Teil unverändert erhalten
- Validierungsbericht als Hilfsdokument behandeln
- Archivprozess dokumentieren
- Aufbewahrungsfragen mit Steuerberatung klären
Praktischer Merksatz
Ein Prüfbericht erklärt die Rechnung. Er ersetzt nicht die aufbewahrungspflichtige Originalrechnung.