Workflows für KMU
Fehlerhafte Rechnung ablehnen: Formulierungsvorschläge
Eine Ablehnung sollte knapp, konkret und lösungsorientiert sein: Fehler nennen, Auswirkung erklären, Korrektur anfordern.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Lehnen Sie eine fehlerhafte E-Rechnung nicht pauschal ab. Nennen Sie den konkreten Grund und bitten Sie um eine korrigierte strukturierte Rechnung.
Kurze Vorlage
Ihre E-Rechnung mit der Rechnungsnummer [Nummer] konnte nicht verarbeitet werden, weil [Fehler/Kurzbeschreibung]. Bitte senden Sie uns eine korrigierte E-Rechnung im vereinbarten Format. Den Prüfhinweis finden Sie im beigefügten Bericht.
Varianten
- Bei fehlender Referenz: Bitte ergänzen Sie die vereinbarte Bestellnummer oder Käuferreferenz im strukturierten Feld.
- Bei Summenfehler: Bitte prüfen Sie Positionssummen, Steuerbasis und Gesamtbetrag.
- Bei falschem Format: Bitte senden Sie eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei mit eingebetteter XML.
Praktische Checkliste
- Rechnungsnummer nennen
- Fehlergrund konkret nennen
- Bericht beilegen
- Korrekturformat nennen
- Neue Rechnung erneut prüfen
Praktischer Merksatz
Je konkreter die Ablehnung, desto schneller die Korrektur.