Workflows für KMU
E-Rechnungen intern freigeben
Die interne Freigabe sollte fachliche Prüfung und technische Validierung verbinden, ohne dass jeder Mitarbeitende XML lesen muss.
Zuletzt fachlich geprüft: 31. Mai 2026
Direkte Antwort
Freigabe bedeutet nicht, dass die Fachabteilung XML prüfen muss. Sie prüft Leistung, Preis und Bezug; die Buchhaltung prüft Belegdaten, Validierung und Zahlungsreife.
Rollen
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Fachbereich | Leistung, Menge und Preis bestätigen |
| Einkauf | Bestellung, Vertrag oder Projektbezug prüfen |
| Buchhaltung | Validierung, Steuer, Zahlungsdaten und Buchungsfähigkeit prüfen |
Praktischer Ablauf
- Validierungsbericht erzeugen.
- Lesbare Ansicht an die freigebende Person geben.
- Freigabeentscheidung dokumentieren.
- Offene Punkte an Lieferant oder Einkauf zurückgeben.
Praktische Checkliste
- Freigaberollen definieren
- Lesbare Ansicht bereitstellen
- Validierungsstatus anzeigen
- Offene Punkte dokumentieren
- Buchung erst nach Klärung auslösen
Praktischer Merksatz
Technische Validität ersetzt keine fachliche Freigabe.